L’arrivée du numérique, la dématérialisation et la transformation digitale ont profondément changé l’utilisation du coffre-fort dont le modèle numérique est de plus en plus répandu.
En quoi consiste le coffre-fort électronique ?
Un coffre-fort numérique est un espace de confiance accessible à travers un site internet dans le but de stocker en ligne un ensemble de fichiers numériques. En effet, après avoir été numérisées, les données ne sont plus cumulées dans des dossiers, elles sont sous forme de données numériques. Cette solution permet notamment d’avoir un espace où retrouver ses documents officiels comme les factures, bulletins de salaire, diplômes, actes de propriété ou relevés bancaires. C’est une solution alternative au stockage papier qui demande beaucoup d’organisation et d’espace. Particuliers comme entreprises tirent des avantages de cet archivage électronique. L’utilisation d’un coffre-fort numérique permet avant tout de se prémunir des risques de perte, de vol ou de destruction. Son contenu est sous le contrôle de l’utilisateur qui devra numériser et mettre en ligne ses documents. Seul le propriétaire du coffre-fort et les personnes désignées par le propriétaire peuvent consulter et manipuler les données.
Avantages
Le coffre-fort numérique est de plus en plus populaire en raison de ses nombreux avantages :
- Il facilite le stockage de données et offre un gain de place. Entre les déclarations, factures et autres papiers importants, classer ses documents peut facilement devenir pénible ;
- Il offre un gain de temps et un traitement des données simplifié, une grande facilité d’accès, la possibilité de partage et de consultation tout en limitant les risques d’erreurs d’archivage ou de perte ;
- Il protège du vol, de l’incendie ou encore d’éventuelles pannes d’ordinateur ou de dommages au niveau d’un disque dur ;
- Il permet de consulter de n’importe où et à tout moment les données stockées en ligne. A l’aide d’un ordinateur ou d’un téléphone mobile, tous les documents dont vous aurez besoin se trouveront sur vous. Vous n’aurez besoin que d’une connexion internet et de vos codes d’accès sécurisés.
Face à l’augmentation des utilisateurs de coffres-forts numériques, le nombre de fournisseurs a augmenté, faites donc attention lors de votre choix, car certaines offres peuvent être insuffisamment sécurisées.